E-mail profissional: 5 dicas para comunicação profissional por e-mail

E-mail profissional: 5 dicas para comunicação profissional por e-mail

Mais de 215 bilhões de e-mails comerciais são enviados e recebidos todos os anos – o correio eletrônico é incontrolável. Quem envia e-mails para o trabalho deve, como acontece com o correio comercial em papel timbrado, também prestar atenção ao formulário, pois com a comunicação por e-mail você pode fazer muita coisa certa e ainda mais errada.

O endereço de e-mail como figura de proa

Antes de enviar um e-mail profissional, você deve obter um endereço de e-mail respeitável. Para ser franco: os endereços como Yahoo são proibidos na vida profissional (não por lei), porque você tem a impressão de que não deu muita atenção ao seu negócio. 

Ao pesquisar um nome, não se deve usar apelidos ou piadas. Qualquer um que use [email protected] não será levado a sério. É melhor se você optar por um endereço de e-mail com seu próprio nome de domínio, como [email protected] Pergunte a grandes provedores como 1&1 e verifique quais endereços de e-mail ainda estão disponíveis. Geralmente é menos complicado do que você pensa.

A linha de assunto deve ser significativa

Quem envia um e-mail comercial deve ir direto ao assunto, ou seja, informar ao destinatário de forma breve e concisa do que se trata o e-mail. Se a linha de assunto for significativa, o destinatário poderá encontrá-la mais rapidamente ao pesquisar um e-mail – mesmo que não se lembre imediatamente do nome do remetente. 

Uma linha de assunto significativa parece profissional e não parece uma “solicitação de tempo livre”. Muitos clientes de e-mail também permitem que você defina um lembrete caso tenha esquecido a linha de assunto.

Se você não chegar ao ponto, você acaba no cesto de papéis

Nos negócios de hoje, tantos e-mails são recebidos que as caixas de entrada de e-mail estão transbordando. A saudação é tão importante quanto uma carta em papel, mas se você não quer arriscar que sua correspondência vá parar no lixo imediatamente, deve ir direto ao ponto na primeira frase e evitar a todo custo longas apresentações. Resuma todas as informações importantes e formulá-las de forma breve e clara. E use uma saudação educada no final

A assinatura é profissional é exigida

No caso de um e-mail comercial, é essencial garantir que a assinatura no final do e-mail esteja correta. O nome da empresa e do responsável e o endereço comercial não podem faltar – são obrigatórios! 

Os anexos devem ter nomes curtos

Muitos e-mails hoje são enviados em transações comerciais com anexos que contêm fotos ou documentos. O e-mail deve informar ao destinatário que o e-mail possui anexos. 

Os documentos anexos também devem ser mantidos o menor possível, ou seja, enviados em formato compactado (máximo de 3 a 4 MB). Os arquivos PDF são os melhores, pois a maioria dos programas de e-mail enviam esse formato sem problemas. Existe a possibilidade de ter um e-mail profissional gratuito, é saber procurar e analisar bem!